CO TO JEST KONTEKST ORGANIZACJI?

Kontekstem organizacji można nazwać wszystkie wewnętrzne i zewnętrzne czynniki, które mają wpływ na działanie organizacji i skuteczność osiągania przyjętych przez nią celów. Określenie kontekstu, w jakim działa firma jest wymaganiem normy ISO 45001. Choć wymaganie jest nowością w systemie zarządzania BHP, to jednak wielu przedsiębiorstwom nie powinno sprawić trudności.

Żadna firma nie może być skutecznie zarządzania, jeśli jej kierownictwo nie zdaje sobie sprawy z jej otocznia biznesowego. Otoczenie zewnętrzne jest tworzone przez gospodarkę, w której działają klienci, dostawcy, kooperanci oraz konkurenci firmy. Innym czynnikiem kontekstu są przepisy prawne, zarówno prawa międzynarodowego i krajowego, jak i lokalne uwarunkowania. Kolejnym czynnikiem tworzącym kontekst jest otoczenie społeczno-kulturowe. Zagadnienia takie jak poziom bezrobocia na rynku, czy motywacja i podejście ludzi do pracy są bardzo istotne przy zarządzaniu BHP i mają znaczący wpływ na jego skuteczność.

Kontekst firmy to jest również jej stan wewnętrzny. Wśród wewnętrznych czynników kontekstu wymienić należy: organizację pracy, zasoby będące do dyspozycji firmy (w tym zasoby finansowe, personalne, zaplecze maszynowe oraz budynki), wszystkie zasady BHP przyjęte dotychczas do stosowania i kulturę pracy, a także schemat organizacyjny wraz z podziałem obowiązków i ról w systemie.

Norma ISO 45001 wymaga znajomości kontekstu firmy, aby była ona w stanie aktywnie reagować na zachodzące w nim zmiany. Przykładem identyfikacji kontekstu i reagowaniem na niego jest określenie wymagań prawnych, które dotyczą firmy i śledzenie na bieżąco zmian w tych przepisach, aby móc zachować ciągłą zgodność z nimi. Zatem choć samo wymaganie dotyczące kontekstu jest w systemie zarządzania BHP nowością, to jednak z jego spełnieniem nie powinno być problemów.

Wskazówki do wdrożenia systemu:

  • przedyskutuj z Zarządem i kierownikami poszczególnych działów co wpływa na działanie Twojej firmy,
  • możesz opisać kontekst w Księdze systemu BHP - wtedy łatwiej będzie o nich rozmawiać na audycie

STRONY ZAINTERESOWANE WG ISO 45001

Kolejnym, obok identyfikacji kontekstu, wymaganiem standardu ISO 45001 jest określenie stron zainteresowanych, które mogą mieć znaczenie dla organizacji oraz wymagań tych stron adresowanych do firmy i jej systemu zarządzania. Stronami zainteresowanymi mogą być klienci, dostawcy, kooperanci, urzędy, instytucje kontrolujące i nadzorujące, banki, stowarzyszenia w których firma dobrowolnie uczestniczy, a także sami pracownicy, władze firmy oraz akcjonariusze. Każda ze stron zainteresowanych może mieć swoje wymagania w zakresie BHP. Wymagania te mogą być zawarte w odpowiednich dokumentach (przepisy, umowy) lub mogą nie być udokumentowane. Firma powinna zdawać sobie sprawę z wymagań stron zainteresowanych oraz określić te wymagania, których chce bądź musi przestrzegać.

Co ciekawe, norma ISO 45001:2018 nie wymaga od organizacji dokumentowania kontekstu oraz wymagań stron zainteresowanych, ani też działań podejmowanych w nawiązaniu do tych dwóch aspektów. Jednakże podchodząc praktycznie do zagadnienia, trudno jest wyobrazić sobie udowadnianie przestrzegania wymagań, które nie są nigdzie zapisane, a tym bardziej monitorowanie zmian w tych wymaganiach. Organizacja sama może zdecydować w jaki sposób kontekst i wymagania stron będą dokumentowane oraz kto będzie za to odpowiedzialny. Wcale nie musi być to jedna osoba, ponieważ w normalnej praktyce organizacji różne stanowiska zajmują się różnymi elementami kontekstu, np. Dział BHP – monitorowanie przepisów prawnych BHP, Dział Sprzedaży lub Obsługi Klienta – monitorowanie wymagań BHP płynących od klientów, Zarząd – monitorowanie wymagań akcjonariuszy.

Na koniec należy zwrócić uwagę, że monitorowanie zmian w kontekście i w wymaganiach stron zainteresowanych nie jest jednorazowym działaniem, lecz procesem ciągłym, dlatego osoby wykonujące te zadania muszą być cały czas czujne.

Wskazówki do wdrożenia systemu:

  • zrób listę stron zainteresowanych i określ, kto w Twojej firmie ma z nimi najczęściej kontakt,
  • możesz opisać najważniejsze strony zainteresowane w Księdze systemu BHP - wtedy łatwiej będzie o nich rozmawiać na audycie

 

Masz pytania do artykułu? Zapraszamy do kontaktu!

 

Inne artykuły z serii WYMAGANIA ISO 45001: