Certyfikacja systemu jakości, systemu środowiskowego bądź systemu BHP polega na sprawdzeniu przez niezależnego audytora z akredytowanej jednostki certyfikującej, czy organizacja przestrzega wymagań konkretnej normy odniesienia.

Aby uzyskać certyfikat trzeba najpierw wdrożyć systemu, czyli zastosować zapisy normy ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 bądź innej normy w swojej firmie, a następnie zgłosić się do wybranej jednostki certyfikującej i umówić termin i koszty certyfikacji.

Jak przebiega certyfikacja ISO?

Certyfikacja systemu ISO to proces składający się z co najmniej dwóch etapów:

  1. I fazy, zwanej również audytem wstępnym
  2. II fazy, zwanej również audytem właściwym

Pierwsza faza audytu to przegląd dokumentacji systemu. Służy ona zapoznaniu się audytora wiodącego z organizacją audytowaną, zorientowaniu w działalności organizacji oraz ustaleniu możliwości realizacji i planu drugiej fazy. Pierwsza faza audytu certyfikującego kończy się raportem z przeglądu dokumentacji, jednak co ciekawe, audytorzy nie określają w nim niezgodności. Obszary działania firmy, które nie są zgodne z wymaganiami normy ISO 9001, ISO 14001 lub ISO 45001 są wskazywane jako obszary wymagające doskonalenia przed kolejnym etapem audytu. Wyniki raportu pierwszej fazy nie mają także wypływu na końcowy efekt certyfikacji (chyba, że firma zupełnie zignoruje wskazane uwagi w nim zawarte). Pierwsze faza audytu odbywa się w siedzibie bądź oddziałach organizacji, lecz w przypadku małych przedsiębiorców może zostać połączona z drugą fazą, a czasem nawet przeprowadzona bez wizyty w firmie.

Druga faza audytu zawsze związana jest z wizytą audytora wiodącego bądź zespołu audytorów w certyfikowanej organizacji. Ilość audytorów, która przeprowadza audyt jest zależna od wielkości firmy ubiegającej się o certyfikat ISO oraz od ilość systemów na które certyfikat ma być przyznany. Rolą audytorów na drugiej fazie certyfikacji jest ustalenie stopnia spełnienia wymagań normy przez badaną organizację. Trwa to zwykle od jednego do kilku dni i kończy się wnioskiem podsumowującym. W określonym czasie po audycie, zwykle do 14 dni, audytorzy przygotowują raport z audytu, w którym zawarte są wszystkie dobre i negatywne obserwacje poczynione podczas wizyty audytowej. Od zapisów w raporcie i ostatecznej oceny systemu zależy uzyskanie certyfikatu ISO. 

Czy można nie otrzymać certyfikatu  ISO?

O możliwości wystawienia certyfikatu ISO bądź o konieczności usunięcia zauważonych niezgodności zanim certyfikat będzie przyznany decyduje jednostka certyfikująca w oparciu o wyniki audytu zawarte w raporcie.

Zdarza się czasami, że podczas wdrożenia systemu firma przegapi niektóre wymagania normy bądź po prostu nie dopilnuje ich przestrzegania przez pracowników. Jeśli zauważy to audytor podczas audytu certyfikującego wówczas wypisze niezgodność. Niezgodność to niespełnienie wymagania normy. Organizacja która nie spełnia wymagań nie może otrzymać certyfikatu systemu zarządzania ISO, dlatego bardzo ważne jest, aby niezgodności z audytu przeanalizować i usunąć tak szybko jak to możliwe. Podczas spotkania zamykającego audyt certyfikujący audytorzy poinformują czy zauważyli niezgodności i powiedzą do kiedy należy je usunąć. Będzie to warunek konieczny do uzyskania certyfikatu. Po usunięciu niezgodności i przesłaniu do audytorów dowodów potwierdzających wdrożenie działań korygujących jednostka certyfikująca wystawia certyfikat ISO.

W zdecydowanej większości przypadków certyfikacja kończy się pozytywnie. Jednak w skrajnych przypadkach jednostka certyfikująca może odmówić firmie udzielenia certyfikatu ISO 9001, certyfikatu ISO 14001 lub certyfikatu ISO 45001, jeśli w opinii audytorów firma nie stosuje zasad systemu zarządzania. Takie sytuacje zdarzają się w przypadku firm, które świadomie nie przestrzegają zasad norm ISO i nie chcą ich przestrzegać, a certyfikat ISO traktują tylko jako dokument, który da się kupić za pieniądze bez żadnego wysiłku.

Na jak długo wydawany jest certyfikat ISO?

Po szczęśliwym uzyskaniu certyfikatu ISO lepiej nie spoczywać na laurach. Certyfikat będzie wydany na 3 lata, jednak co roku audytorzy jednostki certyfikującej będą przyjeżdżać z wizytą sprawdzającą. Przeprowadzą tzw. audyt nadzoru. Celem audytu nadzoru jest potwierdzenie, że firma nadal przestrzega wymagań normy ISO 9001 bądź innej, jednak czasem zdarza się, że przy audycie nadzoru audytor zauważa więcej niezgodności niż widział przy certyfikacji. W takiej sytuacji oczywiście trzeba będzie usunąć niezgodności w określonym czasie, gdyż jeśli to nie zostanie dokonane certyfikat może zostać cofnięty.

Na co zwrócić uwagę wybierając jednostkę certyfikującą?

Jest jedna, najważniejsza rzecz, na którą należy zwrócić uwagę wybierając jednostkę certyfikującą. Jest nią akredytacja, czyli potwierdzenie, że jednostka certyfikująca przeprowadza wiarygodne i rzetelne audyty, a jej działania są bezstronne. Nie każda jednostka reklamująca się jako certyfikująca posiada akredytację, dlatego przedsiębiorca zanim podpisze umowę na certyfikację powinien upewnić się, czy dana jednostka rzeczywiście ją posiada. Jednostka bez akredytacji także może dokonać audytu certyfikującego, jednak wydany potem certyfikat ISO 9001, certyfikat ISO 14001 bądź certyfikat ISO 45001 będzie niewiarygodny, a klienci mogą go nie chcieć respektować.

Akredytacja nadawana jest przez organy powołane przepisami prawnymi. W Polsce jest tylko jedna taka jednostka – Polskie Centrum Akredytacji. Na stronie PCA: www.pca.gov.pl łatwo można sprawdzić, czy dana jednostka certyfikująca posiada akredytację wydaną przez PCA. O posiadaniu przez jednostkę certyfikującą akredytacji można upewnić się też patrząc na certyfikaty wydawane przez tą jednostkę. Łatwo można na nich dostrzec znak PCA:

Certyfikat ISO

Cena certyfikacji iso – ile kosztuje certyfikacja ISO?

Ceny certyfikacji systemów zarządzania wahają się w bardzo szerokich granicach. Najtańsze certyfikacje prowadzone w akredytowanych jednostkach to wydatek rzędu kilku tysięcy złotych. Jednak trzeba pamiętać, że całkowity koszt certyfikacji to zarówno cena audytu w pierwszym roku (czyli w roku wydania certyfikatu), jak również cena utrzymania certyfikatu płacona w kolejnych dwóch latach po jego otrzymaniu. Ponadto bardzo często firma płaci też osobno za dojazd audytora oraz wydanie różnych wersji językowych certyfikatu. Wiele jednostek daje możliwość otrzymania certyfikatów na ozdobnych tabliczkach, co zwykle też jest dodatkowo płatne.

Każda jednostka certyfikująca ma swój cennik certyfikacji, lecz przy zapytaniu o cenę najlepiej podać od razu:

  1. System ISO, na który ma być wydany certyfikat
  2. Zakres działalności firmy, który ma być objęty certyfikatem
  3. Ilość i miejsca lokalizacji firmy wraz z oddziałami
  4. Ilość zatrudnionych pracowników na wszystkie typy umów, w rozbiciu na ilość pracującą na każdej zmianie, jeśli praca w firmie jest zmianowa

Te cztery informacje mają duży wpływ na cenę certyfikacji systemu, a jednostka będzie ich potrzebowała przy sporządzaniu oferty.