Audyt certyfikacyjny ISO 14001, a w kolejnych latach audyt nadzoru, to nieodłączny element funkcjonowania systemu zarządzania środowiskowego. Dla organizacji posiadających już certyfikat ISO 14001 nie jest to ponowne wdrożenie systemu, lecz potwierdzenie, że system działa, jest utrzymywany i doskonalony.
Czym jest audyt nadzoru ISO 14001?
Audyt nadzoru ISO 14001 to okresowa ocena prowadzona przez jednostkę certyfikującą w czasie ważności certyfikatu. Jej celem jest potwierdzenie, że:
- system zarządzania środowiskowego spełnia wymagania normy ISO 14001,
- system jest stosowany w praktyce,
- organizacja realizuje cele środowiskowe i reaguje na ryzyka,
- spełniane są wymagania prawne i inne zobowiązania.
Audyt nadzoru koncentruje się na ciągłości działania systemu, a nie na samym fakcie posiadania dokumentacji ISO.
Audyt nadzoru ISO 14001 odbywa się zazwyczaj co rok po uzyskaniu certyfikatu, w ramach trzyletniego cyklu certyfikacji. W przeciwieństwie do początkowego audytu certyfikacyjnego, który obejmuje cały system, audyt nadzoru skupia się na wybranych elementach, takich jak przegląd zarządzania, audyty wewnętrzne, działania korygujące oraz zgodność z aspektami środowiskowymi. Celem jest weryfikacja, czy firma nadal spełnia wymagania normy i czy wprowadzone zmiany nie wpłynęły negatywnie na EMS
Gdy zbliża się termin audytu nadzoru firmy zadają sobie pytanie:
jak przygotować się do audytu ISO 14001, aby przebiegł on sprawnie i bez niezgodności?
Pierwsza kwestia to czas rozpoczęcia przygotowań.
Kiedy rozpocząć przygotowania do audytu ISO 14001?
Przygotowania do audytu nadzoru ISO 14001 można podzielić na dwie grupy:
- działania, które należy wykonać w terminach wymaganych przepisami prawnymi, np. składanie sprawozdań środowiskowych raz w roku,
- aktualizacje w operacyjnym działaniu systemu – te działania warto rozpocząć co najmniej 2–3 miesiące przed planowanym terminem audytu. Co prawda są osoby, które potrafią wypełnić te zadanie nawet w weekend przed audytem, lecz zwykle generuje to dużo błędów w systemie. Jednak działania podejmowane na ostatnią chwilę są zwykle widoczne dla audytora i zwiększają ryzyko niezgodności, a zaniedbanie terminów wymaganych przepisami może dodatkowo skutkować mandatami w przypadku kontroli.
Przygotowanie do audytu nadzoru w firmie – jak zacząć?
Pierwszym krokiem jest potwierdzenie z jednostką certyfikującą terminu, czasu trwania, składu zespołu audytowego oraz zakresu audytu (procesy, lokalizacje, zmiany w organizacji). Umożliwia to przygotowanie wewnętrznego harmonogramu, rezerwację czasu i miejsca na audyt, zapewnienie obecności kluczowych osób i zaplanowanie przepływu informacji w trakcie audytu.
Zwykle Pełnomocnik ds. SZŚ odpowiada za komunikację z audytorem, przygotowanie dokumentacji i wsparcie kierowników procesów. Może on zaplanować krótkie spotkanie przygotowawcze z kierownictwem, aby omówić oczekiwania, zasady współpracy z audytorem i planowany przebieg audytu.
Natomiast merytoryczne przygotowanie systemu do audytu nadzoru warto podzielić dla porządku na kilka etapów:
- Etap: Rozliczenie działań korygujących i uwag z poprzedniego audytu
Audytor z jednostki certyfikującej rozpocznie spotkanie od raportu z poprzedniego roku. Jeśli podczas certyfikacji wskazano jakiekolwiek niezgodności lub obszary do doskonalenia (obserwacje), trzeba wykazać, co z tym zrobiono. W przypadku niezgodności konieczne jest wdrożenie działań korygujących. Najczęściej jednostka certyfikująca wymaga wdrożenia działań w określonym czasie po audycie oraz rozliczenia się z ich wykonania, dlatego przy audycie nadzoru audytor z reguły tylko potwierdzi to co już wcześniej było wykonane. Natomiast jeśli chodzi o obszary do doskonalenia to firma nie ma obowiązku wdrażania dla nich działań, lecz musi umieć udowodnić, że dokonała analizy tych uwag i świadomie podjęła decyzję, jak je potraktuje.
- Etap: Aktualizacja aspektów środowiskowych i innych dokumentów systemu
Aspekty środowiskowe są jednym z kluczowych elementów normy ISO 14001 i bardzo często stanowią punkt wyjścia do audytu. Przygotowując się do audytu nadzoru trzeba sprawdzić, czy w minionym roku nie zmieniły się aspekty środowiskowe firmy oraz czy dotychczasowa klasyfikacja aspektów nadal jest aktualna.
Przed audytem należy sprawdzić:
- czy nie powstały nowe aspekty środowiskowe,
- czy identyfikacja aspektów uwzględnia zmiany procesów, maszyn, surowców lub organizacji pracy,
- czy ocena istotności aspektów jest logiczna i uzasadniona.
Audytor może zapytać, co zmieniło się w firmie od ostatniego audytu i w jaki sposób wpłynęło to na oddziaływanie na środowisko.
Podobną kwestią będzie przegląd i aktualizacja innych dokumentów systemu, m.in. ocen ryzyk i szans, ocen skuteczności szkoleń itd.
- Etap: Nadzór nad wymaganiami prawnymi – ocena zgodności z przepisami
Zgodność z wymaganiami prawnymi to jeden z kluczowych obszarów, w których pojawiają się „najbardziej niewygodne” niezgodności podczas audytów nadzoru. Niewygodne dlatego, że niespełnienie wymagań prawnych może zagrozić utrzymaniu certyfikatu ISO. Z tego powodu warto przed audytem z jednostki certyfikującej zainwestować czas i wykonać rzetelną ocenę zgodności z wymaganiami prawnymi i innymi.
Organizacja powinna posiadać:
- dostęp do aktualnych wymagań prawnych i innych zobowiązań środowiskowych – co często jest realizowane w formie wykazu wymagań,
- przeprowadzoną okresową ocenę zgodności z tymi wymaganiami,
- udokumentowane działania podejmowane w przypadku stwierdzenia niezgodności.
Brak aktualnej oceny zgodności prawnej niemal zawsze skutkuje niezgodnością w audycie.
- Etap: Cele środowiskowe i ich monitorowanie
Audytor nie ocenia wyłącznie tego, czy cele środowiskowe zostały osiągnięte, lecz czy są one właściwie zaplanowane i monitorowane.
Przed audytem warto upewnić się, że:
- cele środowiskowe są mierzalne i powiązane z aspektami środowiskowymi,
- postęp ich realizacji jest monitorowany,
- w przypadku problemów podejmowane są działania korygujące.
Niespełnienie celu nie jest niezgodnością – brak nadzoru już tak.
Warto przy tym dodać, że cele środowiskowe powinny być spójne z celami biznesowymi, dlatego zastanawiając się „co jeszcze można zrobić” trzeba najpierw rozważyć, jakie plany rozwojowe ma kierownictwo organizacji. Często już w nich są ukryte cele środowiskowe.
- Etap: Audyt wewnętrzny ISO 14001
Audyt wewnętrzny jest obowiązkowym elementem systemu. Powinien być wykonywany okresowo, najlepiej przynajmniej w całym zakresie systemu, przed każdym audytem z jednostki certyfikującej.
Audytor zewnętrzny sprawdzi:
- czy audyt wewnętrzny był zaplanowany i czy odbył się zgodnie z tym planem,
- jaki był jego zakres – czy objął wszystkie istotne procesy, lokalizacje itd.,
- kto wykonał audyt – czy była to osoba z odpowiednimi kompetencjami.
Audyt wewnętrzny powinien odzwierciedlać rzeczywisty stan systemu, a nie być jedynie formalnością. Organizacja świadoma i rozumiejąca sens normy ISO 14001 będzie potrafiła wykorzystać audyt wewnętrzny jako narzędzie poprawy swojego wpływu na środowisko.
- Etap: Przegląd zarządzania
Norma ISO 14001 wymaga, aby okresowo dokonywać przeglądu zarządzania. Z tego powodu audytor z jednostki certyfikującej poprosi o Protokół z przegląd zarządzania.
Przed audytem należy upewnić się, że:
- przegląd zarządzania został przeprowadzony,
- obejmował wymagane elementy normy,
- wnioski i decyzje zostały udokumentowane.
- Etap: Szkolenia pracowników
Audyt nadzoru z ISO 14001 obejmuje rozmowy z pracownikami, zwłaszcza tymi, których praca ma wpływ na środowisko.
Pracownicy powinni wiedzieć:
- jakie aspekty środowiskowe występują na ich stanowisku,
- jakie mają obowiązki środowiskowe,
- jak reagować w sytuacjach awaryjnych.
Nie chodzi o znajomość normy, lecz o świadomość środowiskową. Warto rozważyć przeprowadzenie dla pracowników szkoleń przypominających. Będą one szczególnie pożądane w sytuacjach, gdy system środowiskowy w organizacji nadal jest młody, a pracownicy mają jeszcze problem z przestrzeganiem zasad środowiskowych, np. segregacją odpadów.
Najczęstsze niezgodności w audytach nadzoru ISO 14001
Audytor z jednostki certyfikującej podczas audytu nadzoru ocenia nie tylko dokumenty i ich aktualność, ale także dojrzałość systemu i podejście organizacji. Często jako niezgodności z takich audytów są stwierdzane:
- nieaktualne aspekty środowiskowe – gdy sytuacja w firmie zmieniła się, lecz w ślad za tą zmianą nie zaktualizowano wykazu aspektów,
- brak oceny zgodności prawnej lub niekompletna ocena zgodności – przepisy potrafią zmieniać się szybko, nie zwalnia to jednak firmy z ich przestrzegania,
- cele środowiskowe bez monitorowania – brak sprawdzenia czy cele udało się osiągnąć,
- brak oceny skuteczności działań korygujących lub nie podejmowanie ponownych działań w sytuacji braku skuteczności poprzednich,
- audyt wewnętrzny przeprowadzony wyłącznie formalnie lub w niepełnym zakresie systemu.
Przygotowanie firmy do audytu certyfikacyjnego ISO 14001 – w szczególności audytu nadzoru – powinno być procesem uporządkowanym i opartym na realnym funkcjonowaniu systemu. Warto potraktować taki audyt jako narzędzie potwierdzające skuteczność działań, a nie zagrożenie dla firmy.
Zdjęcie nagłówkowe: Freepik
Masz pytania do artykułu?
Zapraszamy do kontaktu!
Artykuł ten jest własnością intelektualną CONSILUM. Może być rozpowszechniany bezpłatnie wszystkim osobom i podmiotom zainteresowanym problematyką systemów zarządzania ISO, jednakże wyłączając cel komercyjny i bez dokonywania jakichkolwiek zmian w tekście. Wszelkie inne rozpowszechnianie wymaga pisemnej zgody autora. Dozwolone jest cytowanie fragmentów materiału z podaniem źródła.
