Planując audyt systemu zarządzania audytor powinien określić wielkość próbki, która ma za zadanie dostarczyć wystarczających informacji, aby wnioski audytowe były adekwatne do dowodów zebranych podczas audytu.

Audytor, wybierając metodę próbkowania na etapie planowania, powinien określić przede wszystkim jaki jest cel badania danej próbki w określonym obszarze oraz jaki jest charakter i rozmiar zbioru, a także czy wybrane elementy, które by chciał poddać audytowi są dla niego dostępne.

Metody doboru próbki audytowej

Najczęściej stosowane metody doboru próbki audytowej systemu zarządzania dzielą się następująco:

Metody niestatystyczne, które obejmują, między innymi:

  • dobór przypadkowy - wybór próbki do badania bez zastosowania jakiejkolwiek metody – czy na tzw. „chybił trafił” np. elementy wybrane z listy wyświetlonej na monitorze lub elementy, które można ocenić bez problemów i są „na wierzchu”,
  • dobór blokowy - próbka ta składa się z wybranej sekwencji (liczbowej albo alfabetycznej) lub wylosowanego przedziału np. blok może zostać utworzony z tygodni lub miesięcy z audytowanego zakresu czasowego albo blok mogą tworzyć klienci na literę K.
  • dobór na podstawie osądu - opiera się tylko i wyłącznie na celowym wyborze dokonanym przez audytora na podstawie jego doświadczenia i wiedzy o badanym obszarze.

Możliwe jest stosowanie kombinacji powyższych metod w oparciu o ocenę ryzyka procesów systemu zarządzania.

Metody statystyczne obejmują:

  • dobór losowy – w tej metodzie każdy element z audytowanego obszaru ma jednakową szansę trafienia do próby. Polega ona na wygenerowaniu liczby losowej w celu dokonania doboru jednostek stanowiących próbę, np. audytor wskazuje palcem losowe wybrane teczki osobowe pracowników lub maszynę, której chce sprawdzić poprawność i kompletność dokumentacji.
  • dobór systematyczny – w tym przypadku wykorzystuje się losowy punkt początkowy i stosuje się systematyczną zasadę doboru kolejnych elementów do kontroli (np. co dziesięć od losowo wybranego punktu początkowego).

Zasady doboru próbki audytowej

 Próbka audytowa powinna być:

  • reprezentatywna – czyli powinna możliwie wiarygodnie odzwierciedlać cały badany obszar, np. cały proces produkcji najbardziej skomplikowanego wyrobu,
  • poprawna – co oznacza, że nasza próbka powinna nam umożliwić identyfikację jak największej ilości błędów np. ostatnie zakończone zlecenie produkcyjne zawierające nowo wdrożone wyroby,
  • protekcyjna – do próby powinno zostać zaliczone jak najwięcej elementów jak to możliwe, np. zamówienie od procesu sprzedaży aż po ocenę satysfakcji klienta.
  • prewencyjna – audytowani nie powinni wiedzieć przed audytem, które elementy zostaną zaliczone do próby.

Wielkość i rodzaj próbki audytor powinien określić przed stworzeniem planu audytu. Zdecydowanie ułatwia to określenie ram czasowych całego procesu.