Obecnie wiele firm przystępujących do przetargów lub otrzymujących zapytania ofertowe od znaczących klientów spotyka się z wymaganiem posiadania certyfikatu ISO 9001.

System zarządzania jakością ISO 9001

ISO 9001 to numer normy zawierającej wymagania dotyczące zarządzania i organizacji pracy firmy. Spełnienie tych wymagań może przyczynić się do osiągnięcia wielu korzyści, np. uporządkowania pracy i odpowiedzialności wśród pracowników, poprawy jakości produkowanych wyrobów lub świadczonych usług, a w perspektywie czasu także ograniczenia kosztów produkcji i podniesienia zysków z produkcji.

System zarządzania jakością

Zbiór zasad opisanych w normie ISO 9001 tworzy system zarządzania jakością. A wprowadzenie tych zasad do firmy to wdrożenie systemu zarządzania jakością. Jest ono pierwszym krokiem do uzyskania certyfikatu ISO 9001 nazywanego też certyfikatem jakości lub certyfikatem systemu zarządzania jakością.

Wdrożenie systemu ISO 9001

Wdrożenie systemu ISO 9001 polega ja opisaniu tego jak pracuje firma w postaci procedur i instrukcji. Do nich dołączane są formularze, które pracownicy wypełniają w trakcie pracy. Choć brzmi to bardzo formalnie to najczęściej w wielu firmach dokumenty takie funkcjonują nawet zanim firma zdecyduje o wdrożeniu ISO. Oprócz opracowania dokumentacji, elementem wdrożenia jest przeszkolenie pracowników. Szkolenie z ISO 9001 jest bardzo ważne, gdyż decyduje o powodzeniu wdrożenia systemu jakości. Należy wyjaśnić pracownikom co to jest system zarządzania jakością, zapoznać ich z polityką jakości, wyjaśnić w jaki sposób ich praca odnosi się do wymagań normy ISO 9001. Bez zaangażowania pracowników nie uda się skutecznie przestrzegać zasad systemu, a żeby wymagań zaangażowania najpierw należy wytłumaczyć sens ISO 9001 w firmie.

Po wdrożeniu dokumentacji i przeszkoleniu personelu należy sprawdzić, jak to się udało. Do tego służy audyt wewnętrzny. Audyt to nic innego jak rozmowy z pracownikami o tym jak pracują i sprawdzenie zgodności tej pracy z zapisami z procedur i instrukcji. Pracownicy, którzy wykonują audyt powinni wcześniej przejść szkolenie dla audytora wewnętrznego ISO 9001. Zdobyta na nim wiedza pomoże przeprowadzić audyt sprawnie i zgodnie z zasadami ISO. Jeśli pracownicy nie przestrzegają procedur, albo dokumentacja firmy nie ujmuje wszystkich zasad, których wymaga norma ISO 9001 wówczas mówimy o niezgodności. Trzeba je usunąć, aby móc zachować zgodność z systemem zarządzania jakością.

Wdrożenie ISO 9001 kończy się przeglądem zarządzania, czyli spotkaniem kierownictwa firmy, podczas którego jest podsumowane działania systemu zarządzania jakością. Listę zagadnień do omówienia na przeglądzie określa norma ISO 9001. Ze spotkania powstaje notatka, która wchodzi w skład dokumentacji systemu jakości. Po tym etapie firma może zgłosić się do wybranej jednostki certyfikującej i przystąpić do certyfikacji.

Certyfikat systemu zarządzania jakością

 Certyfikat ISO 9001 jest wydawany po ukończeniu certyfikacji systemu zarządzania jakością. Certyfikacja to audyt prowadzony przez akredytowaną, czyli uprawnioną do tego firmę certyfikującą. Wynikiem audytu certyfikującego będzie certyfikat systemu zarządzania jakością, o ile podczas audytu nie stwierdzono niezgodności lub zostały one usunięte przez firmę w krótkim czasie po audycie.

Zdarza się, że niezgodności stwierdzone podczas audytu świadczą o błędnym rozumieniu przez firmę wymagań normy. Wówczas warto jeszcze raz zorganizować szkolenie z ISO 9001 dla pracowników, a przede wszystkim szkolenie Pełnomocnika ds. ISO 9001, który z reguły jest odpowiedzialny w firmie za wdrożenie systemu jakości. Szkolenie pomoże zarówno w uniknięciu niezgodności na audycie, jak też w lepszym ich usunięciu, gdyby jednak miały miejsce.

System ISO 9001 w firmie

Tak więc system zarządzania jakością to po prostu zasady dotyczące organizacji pracy firmy opisane w normie ISO 9001, które należy wdrożyć do stosowania w firmie, aby móc uzyskać certyfikat ISO 9001.

Dobrze wdrożony i utrzymany system poprawia pracę firmy, lecz aby osiągnąć spodziewane korzyści należy przede wszystkim poznać normę i metody jej wdrażania, co umożliwią między innymi kursy z ISO 9001.