W firmach i instytucjach posiadających wdrożony system zarządzania jakości, środowiskowy, BHP lub podobny powołuje się tak zwanego Pełnomocnika ds. systemu ISO.

Kto to jest Pełnomocnik ds. ISO?

Głównym zadaniem Pełnomocnika ds. ISO jest dbanie o sprawne działanie systemu zarządzania, nadzorowanie jego aktualności, motywowanie pracowników do angażowania się w utrzymanie systemu ISO. Pełnomocnikiem zostaje bardzo często osoba piastująca stanowisko kierownicze, a funkcja Pełnomocnika jest dodatkową rolą pełnioną przez nią w organizacji. Powołanie Pełnomocnika znacząco wpływa na skuteczność systemu zarządzania, jednak jego wyznaczenie w ramach firmy nie jest obowiązkowe. Normy ISO 9001, ISO 14001 ani ISO 45001 nie nakazują powołania Pełnomocnika ds. systemu zarządzania. I rzeczywiście, w niektórych, szczególnie niewielkich firmach zadania Pełnomocnika wypełnia z powodzeniem kierownictwo firmy. Zdarza się także, że Pełnomocnikiem zostaje osoba z zewnątrz organizacji, np. konsultant z firmy doradczej. Taka praktyka pozwala odciążyć własnych pracowników z dodatkowych obowiązków oraz gwarantuje stały dostęp do aktualnej wiedzy na temat wymagań norm ISO oraz ich zastosowania w firmie.

Szkolenie Pełnomocnika ds. ISO

Jeśli firma wyznaczy na Pełnomocnika któregoś ze swoich pracowników lub jeśli obowiązki Pełnomocnika będzie pełnił bezpośrednio zarząd firmy, wymagane jest, aby osoby te posiadały wiedzę i kompetencje w zakresie systemu ISO. Można je nabyć biorąc udział w szkoleniu na Pełnomocnika ds. ISO. Na rynku dostępnych jest wiele szkoleń, które różnią się długością trwania, programem oraz oczywiście ceną. Wybierając szkolenie dla siebie warto zwrócić uwagę przede wszystkim na program. Oczekuje się, że Pełnomocnik będzie utrzymywał (czy raczej wspierał utrzymanie) systemu ISO w firmie. Oznacza to, że musi wiedzieć, jak system działa, czyli jakie wymagania ma norma ISO 9001, ISO 14001 czy ISO 45001 oraz jak te wymagania wdrożono w działalności firmy. Pełnomocnik uczestniczy w procesie audytów, zarówno wewnętrznych, jak też z jednostki certyfikującej, dlatego dobrze jeśli na szkoleniu dla Pełnomocnika poruszany jest także temat audytów. Bardzo często Pełnomocnik pilnuje aktualności dokumentacji systemu zarządzania, więc warto sprawdzić czy szkolenie Pełnomocnika obejmuje programem zasady tworzenia, nadzoru i aktualizacji dokumentacji ISO. Dobre szkolenie na Pełnomocnika da uczestnikowi wystarczającą wiedzę oraz przykłady jak pracować, aby podczas audytów ISO ustrzec się niezgodności.

Certyfikat Pełnomocnika ds. ISO

Potwierdzeniem kompetencji Pełnomocnika będzie certyfikat lub zaświadczenie ze szkolenia. Choć formalnie nie powinien on być wymagany przez jednostkę certyfikującą, to często audytorzy pytają o niego, ponieważ jest wymiernym dowodem posiadania przez Pełnomocnika odpowiedniej wiedzy. Certyfikat Pełnomocnika ISO jest bezterminowy, czyli w praktyce jest ważny przez cały czas obowiązywania danej normy ISO. Dla przykładu: certyfikat Pełnomocnika na ISO 9001:2015 wydany w 2016 r. będzie ważny do czasu, aż norma ISO 9001:2015 zostanie zastąpiona nowszym wydaniem. Certyfikat dla Pełnomocnika systemu zarządzania może być wydany przez dowolną jednostkę szkoleniową – nie ma tu odgórnych zasad regulujących wykonywanie szkoleń. Z tego powodu bardzo ważne jest wcześniejsze sprawdzenie, czy szkolenie, na które chcemy się zapisać jest warte swojej ceny. Jeśli okaże się, że szkolenie Pełnomocnika jest prowadzone przez osoby nie wdrażające na co dzień systemów ISO lub nie wykonujące obowiązków Pełnomocnika na zlecenie klientów wówczas certyfikat otrzymany po szkoleniu może być jednym efektem szkolenia. Aby certyfikat był wartościowym dokumentem powinien być poparty nabytą podczas szkolenia wiedzą.

Czy szkolenie Pełnomocnika trzeba odnawiać?

Certyfikat na Pełnomocnika jest bez okresu ważności, jednak mimo to warto czasem skorzystać ponownie ze szkolenie na Pełnomocnika. Przesłanką do ponownego wzięcia udziału w szkoleniu będą przede wszystkim uwagi z audytów certyfikujących, które wskazują, że system nie działa tak jak powinien, a to może być związane z brakiem zrozumienia przez Pełnomocnika wymagań normy ISO 9001 lub innej. Inną sytuacją, gdy warto zapisać się ponownie na szkolenie Pełnomocnika ISO jest długi okres niepracowania w systemie zarządzania. Zdarza się, że Pełnomocnik zmienia zatrudnienie, a w nowej firmie przez długi czas pełni inne obowiązki, niezwiązane z systemem ISO. Wiadomo, że wiedza, której nie wykorzystuje się na bieżąco ucieka z głowy, dlatego warto wtedy ponownie zapisać się na szkolenie dla Pełnomocników ISO. Trzecim powodem odnowienia szkolenia może być chęć odświeżenia wiadomości, wymiany doświadczeń z innymi Pełnomocnikami, porozmawiania z trenerem o nurtujących Pełnomocnika, bieżących problemach systemu w firmie. Każde dobre szkolenie przyniesie taką wartość dodaną, a jeśli jest wykonywane w małej, kameralnej grupie tym łatwiej osiągnie te cele.

Szkolenie na Pełnomocnika ISO 9001 lub innego systemu zarządzania daje wiedzę i kompetencje, jak zająć się systemem ISO, aby ten działał bez zarzutu. Certyfikat Pełnomocnika pozwoli na udowodnienie udziału w szkoleniu i dokumentuje kompetencje, natomiast uważny wybór firmy szkoleniowej będzie gwarancją wysokiego poziomu merytorycznego kursu.

  

 

Polecamy: Szkolenie: "Pełnomocnik i Audytor wewnętrzny systemu zarządzania jakością wg ISO 9001:2015".

 

Zdjęcie: Freepik.com

 

Masz pytania do artykułu?

Zapraszamy do kontaktu!

  

 Artykuł ten jest własnością intelektualną CONSILUM. Może być rozpowszechniany bezpłatnie wszystkim osobom i podmiotom zainteresowanym problematyką systemów zarządzania ISO, jednakże wyłączając cel komercyjny i bez dokonywania jakichkolwiek zmian w tekście. Wszelkie inne rozpowszechnianie wymaga pisemnej zgody autora. Dozwolone jest cytowanie fragmentów materiału z podaniem źródła.