Bycie firmą doradczą zobowiązuje. Gdy prowadzimy szkolenia z ISO uczestnicy otrzymują od nas bezpłatną i bezterminową możliwość konsultacji ISO dla wszystkich kwestii związanych z tematem szkolenia. Taka opcja przydaje się szczególnie, gdy uczestnik wraca po szkoleniu do siebie z głową pełną wiedzy i musi tą wiedzę przekuć na praktykę działania w własnej firmy. To nie lada zadanie i czasem małe wsparcie doradcze jeszcze się przydaje. Zdarzają się również osoby, które szukając w internecie różnych informacji na temat systemów ISO, audytów ISO lub szkoleń z ISO trafiają na naszą stronę i zainspirowane znalezionymi w niej informacjami chcą jeszcze o coś dopytać. Tak zrobiła jedna z czytelniczek, której pytanie zamieszczamy poniżej. Z tematem audytów wewnętrznych spotyka się każdy Pełnomocnik i Audytor wewnętrzny, dlatego nasza odpowiedź może być przydana również dla innych osób.
Chciałam zadać pytanie do artykułu "Jak często robić audyt ISO 9001?". Czy w firmie produkcyjnej możliwe jest zaplanowanie harmonogramu audytów wewnętrznych dla procesów administracyjnych - raz na dwa/trzy lata? W poprzednich dwóch latach nie było tam niezgodności, na audycie nadzoru również. Jeżeli chodzi o procesy produkcyjne które są dla firmy kluczowe - przeprowadzać przynajmniej raz do roku? Czy taka częstotliwość nie będzie wzbudzała wątpliwości audytora zewnętrznego.
Nasza odpowiedź brzmiała:
Norma ISO 9001 dotycząca systemu zarządzania jakością ani norma ISO 19011 dotycząca prowadzenia audytów nie narzucają częstotliwości wykonywania audytów wewnętrznych więc organizacja może wybrać takie rozwiązanie jakie będzie dla niej najlepsze. Jeśli obszar audytu nie jest obszarem dużego ryzyka biznesowego (a administracja zwykle nie jest) oraz jeśli nie było w nim ostatnio istotnych zmian ani niezgodności na poprzednich audytach to nie powinno być problemu z wykonywaniem audytów wewnętrznych rzadziej niż co roku. Przy czym warto to rozumowanie podeprzeć analizą ryzyka, o której wspomina norma ISO 9001 w rozdziale 6.1 – Ryzyka i szanse. Jeśli ocena negatywnych skutków wykonywania audytów w administracji rzadziej niż raz na rok wskaże, że ryzyko jest dla firmy niewielkie to można takie rozwiązanie zastosować. Należy tylko uważać, żeby nie przesadzić w drugą stronę i nie robić audytów wewnętrznych z ISO 9001 zbyt rzadko, tj. rzadziej niż co trzy lata. Okres ten wynika z czasu trwania certyfikatu ISO, który jest wydawany właśnie na trzy lata. Przynajmniej jeden audyt wewnętrzny w całym zakresie systemu zarządzania jakością powinien był wykonany w okresie trwania certyfikatu ISO.
Proszę też pamiętać o kwestii formalnej tj. właściwym przedstawieniu programu audytów wewnętrznych. Program audytów ISO powinien obejmować cały zakres działalności firmy (i systemu). Jeśli chce się robić audyty w administracji co dwa lata, a w innych obszarach systemu będą one częściej to wtedy należy przygotować jeden, dwuletni program audytów obejmujących, a nie dwa osobne, roczne programy, z których jeden będzie zawierał audyty w administracji i na produkcji, a drugi tylko na produkcji.
Osobną sprawą jest jednak ocena takiego podejścia przez audytora zewnętrznego, ponieważ niestety podejście audytorów do systemu i jego biznesowego zastosowania nie zawsze jest tak elastyczne, jak podejście normy ISO 9001. Jeśli trafi się osoba podchodzącą do systemu racjonalnie i z uwzględnieniem czynnika biznesowego (czyli system dla firmy, a nie firma dla systemu) to raczej nie będzie problemu.
Zdjęcie nagłówkowe: Freepik
Masz pytania do artykułu?
Zapraszamy do kontaktu!
Artykuł ten jest własnością intelektualną CONSILUM. Może być rozpowszechniany bezpłatnie wszystkim osobom i podmiotom zainteresowanym problematyką systemów zarządzania ISO, jednakże wyłączając cel komercyjny i bez dokonywania jakichkolwiek zmian w tekście. Wszelkie inne rozpowszechnianie wymaga pisemnej zgody autora. Dozwolone jest cytowanie fragmentów materiału z podaniem źródła.
