Norma ISO 9001:2015 nakazuje w zaplanowanych odstępach czasu przeprowadzać niezależne i obiektywne audyty wewnętrzne. To wymaganie, choć wydaje się proste, może przysporzać firmie pewnych trudności, a czasem budzi spore kontrowersje. Nie wszystkie punkty normy są łatwe do przeaudytowania. Jednym z tych „niewygodnych” jest niewątpliwie rozdział 5 dotyczący Przywództwa i zaangażowania najwyższego kierownictwa.

Obowiązki najwyższego kierownictwa zgodnie z tym co zapisano w ISO 9001 obejmują m.in.:

  • ustanowienie polityki jakości
  • określenie celów jakościowych
  • zapewnienie zasobów do skutecznego działania firmy, w tym również do funkcjonowania i doskonalenia systemu zarządzania jakością,
  • przeprowadzanie przeglądów zarządzania.

 

Wydanie normy obowiązujące od 2015 r. dodało do tych obowiązków kilka innych, które są mocno związane z zarządzaniem personelem. Należy do nich choćby wymóg, że kierownictwo powinno wspierać podległe mu kierownictwo niższego szczebla w wykazywaniu przywództwa w obszarach ich odpowiedzialności, a także obowiązek angażowania, kierowania i wspierania osób, które mają wpływ na skuteczność systemu zarządzania jakością. W rozdziale 5.1.1 znajduje się także wymaganie dotyczące komunikowania znaczenia systemu jakości w organizacji oraz jego zgodności z  normą ISO 9001. Sprawdzenie na audycie tych obowiązków może być problematyczne, szczególnie jeśli chodzi o audyt wewnętrzny. Dlaczego tak jest?

DLACZEGO AUDYT JEST TRUDNY?

Każdy, kto jest odpowiedzialny za utrzymanie systemie zarządzania jakością w firmie wie, że nie jest to prosta sprawa. Powodów może być kilka lecz jednymi z najważniejszych są:

  • Brak wsparcia od najwyższego kierownictwa oraz
  • Brak chęci zaangażowania się pracowników.

 

Dzieje się tak szczególnie w firmach, gdzie konieczność uzyskania certyfikatu ISO 9001 wynikała tylko z wymagań klienta, a nie ze świadomości możliwości, jakie daje system oraz korzyści, jakie dzięki niemu można osiągnąć. W takich firmach audyt najwyższego kierownictwa może wykazać niezgodności w tym obszarze, co oczywiście nie jest mile widziane przez kierownictwo - nikt nie lubi krytyki. Audytorzy będący pracownikami firmy i świetnie zdając sobie sprawę z tego, jak system działa (albo nie działa) na co dzień mogą bać się audytować najwyższe kierownictwo. Dodatkowym aspektem przemawiającym na niekorzyść audytów wewnętrznych u NK jest pytanie o niezależność audytu w sytuacji, gdy jest on wykonywany przez pracownika firmy, który siłą rzeczy jest zależny od najwyższego kierownictwa. Zresztą nawet gdyby audyt był wykonywany przez inną firmę (konsultant zewnętrzny) to kwestia niezależności jest dyskusyjna. Tak jak pracownik podlega pod Prezesa Zarządu, tak samo firma zewnętrzna działa w warunkach rynkowych więc można by podważyć wynik audytu twierdząc, że firma celowo nie wskazuje zauważonych niezgodności, żeby „nie podpaść” Prezesowi (bo wtedy z płatnością może być różnie, a o długofalowej współpracy można zapomnieć).

W końcu jest jeszcze jedna kwestia – kierownictwo najwyższe przecież i tak jest audytowane podczas audytów z jednostki certyfikującej, więc może nie trzeba przeprowadzać u niego dodatkowego audytu wewnętrznego? Czy zatem musi to być audyt wewnętrzny i nie można przyjmować argumentu, że organizacja nie może audytować sama siebie w zakresie Przywództwa?

CZY ZGODNIE Z ISO 9001:2015 NALEŻY AUDYTOWAĆ WEWNĘTRZNIE NAJWYŻSZE KIEROWNICTWO?

Niestety norma ISO 9001:2015 jest stanowcza w kwestii audytów. Wymaga, aby audyty były prowadzone okresowo w celu stwierdzenia czy system zarządzania jakością jest zgodny z wymaganiami normy ISO 9001:2015 (wprost pkt. 9.2.1 a) 2) ), a jednym z tych wymagań jest zaangażowanie najwyższego kierownictwa (cały pkt. 5, w szczególności 5.1.1). W związku z tym na audycie wewnętrznym należy wykazać że te obowiązki najwyższego kierownictwa są wypełniane. Nie pomoże tu audyt z jednostki certyfikującej, ponieważ nie jest on audytem wewnętrznym – ma inne cele i inne kryteria.

JAK AUDYTOWAĆ NAJWYŻSZE KIEROWNICTWO WG ISO 9001?

Jednak „audytować najwyższe kierownictwo” niekoniecznie oznacza „rozmawiać z najwyższym kierownictwem”. Oczywiście jest to pożądane, lecz obowiązki z których mowa w pkt. 5 normy da się (w większości) sprawdzić też w inny sposób, np.

  • rozmawiając z innymi pracownikami firmy (pkt. 5.1.1 j) mówi o wspieraniu podwładnych)
  • sprawdzając dokumenty – np. posiadanie polityki jakości podpisanej przez najwyższy kierownictwo jest dowodem na jego zaangażowanie (pkt. 5.1.1. b) oraz pkt. 5.2)
  • obserwując co dzieje się w firmie – np. czy sposób organizacji procesów produkcji jest „zorientowany na klienta” (wymaganie 5.1.2 c) albo czy nie brakuje w firmie zasobów (ludzi, sprzętu, czasu, kasy) pozwalających na sprawne realizowanie działalności (pkt. 5.1.1 e). 

 

Tak naprawdę powodzenie w wykonywaniu audytów u najwyższego kierownictwa wynika tylko i wyłącznie ze świadomości zarządu i pracowników w zakresie audytu (co to jest, po co on jest i jak można go wykorzystać do ROZWOJU firmy). Jeśli firma nie stosuje  mechanizmów „motywacyjnych” wg których pracownik jest pozbawiany premii (albo inaczej piętnowany) dlatego że zgłasza co nieprawidłowo działa albo odważa się krytykować kogoś/coś, to samo zachowanie obiektywizmu jest tylko kwestią chęci rzetelnego przeprowadzania audytu.