Co to jest system zarządzania jakością?

System zarządzania jakością to zespół zasad, według których powinna funkcjonować organizacja. Zasady systemu zarządzania jakością oparte są na wymaganiach normy ISO 9001. Norma ISO 9001 (EN ISO 9001) został po raz pierwszy wydana w 1987 roku, a następnie kilkukrotnie nowelizowana:

  • ISO 9001:1994 – poprawienie pierwszego wydania normy jakościowej,
  • ISO 9001:2000 – wprowadzono do normy podejście procesowe, czyli zarządzanie organizacją oparte na zachodzących procesach i ich wzajemnych oddziaływaniach,
  • ISO 9001:2008 (PN-EN ISO 9001:2009) – niewielkie zmiany związane głównie z zarządzaniem dostawcami,
  • ISO 9001:2015 (PN-EN ISO 9001:2015) – przebudowa struktury normy jakości, wprowadzenie podejścia opartego na ryzyku i szansach.

Obecnie obowiązuje norma ISO 9001:2015.

System zarządzania jakością lub mówiąc w skrócie system jakości to narzędzie mające pomóc organizacji w osiągnięciu sukcesu.

Drogą do tego jest przede wszystkim identyfikacja i spełnienie wymagań klienta oraz stron trzecich, związanych z firmą.

Wdrożenie systemu zarządzania jakością w firmie wiąże się przede wszystkim z:

  • Określeniem polityki jakości, czyli głównych celów i dążeń organizacji, a także celów operacyjnych,
  • Orientacją na klienta rozumianą jako zbieranie danych o wymaganiach klientów i ciągłe dążenie je spełniania ich, a następnie weryfikacja skuteczności takiego postępowania,
  • Organizacją i nadzorem nad procesami produkcji lub świadczenia usług, tak aby dostarczały klientowi produktów/usług zgodnych z jego oczekiwaniami,
  • Monitorowaniem działania firmy czego wynikiem może być identyfikacja słabszych punktów organizacji oraz możliwość ich ulepszenia.

Ile trwa wdrożenie ISO 9001?

Wdrożenie systemu zarządzania jakością trwa zwykle kilka – kilkanaście miesięcy. W tym czasie organizacja powinna przemyśleć zasady, według których chce pracować i spisać je w formie procedur lub instrukcji. Niezmiernie ważnym elementem budowania dokumentacji jest konsultowanie jej z pracownikami firmy, aby powstające dokumenty odpowiadały prawdziwemu przebiegowi procesów. Zaniedbanie konsultacji będzie w przyszłości skutkować niechęcią pracowników do stosowanie dokumentów, przez co staną się one tylko martwymi przepisami.

Innym bardzo istotnym punktem wdrożenia ISO w firmie jest przeszkolenie osób zarządzających organizacją w zakresie zasad ISO 9001. Szkolenie ma pomóc zrozumieć o co chodzi w systemie, jaki jest jego cel i najważniejsze – jak można wykorzystać system jakości w usprawnieniu firmy. Zdarza się, że właściciele lub dyrektorzy firm nie znając systemu nie wiedzą, jak mogą wykorzystać jego potencjał.

System zarządzania jakością przygotowywany do certyfikacji musi mieć zrealizowane wszystkie wymagania normy ISO 9001. W związku z tym po wdrożeniu, a przed certyfikacją należy przeprowadzić jeszcze dwa bardzo ważne działania:

  1. Audyt wewnętrzny
  2. Przegląd zarządzania

Audyt wewnętrzny polega na sprawdzeniu, czy wszystkie punkty normy są zastosowane w działaniu organizacji oraz jakie obszary wymagają jeszcze poprawy. Audyt jest wykonywany przez pracownika firmy, który posiada uprawnienia Audytora Wewnętrznego lub przez zewnętrznego konsultanta. Wyniki audyty muszą być udokumentowane, co najczęściej przedstawia się w formie raportu z audytu.

Natomiast przegląd zarządzania to podsumowanie działania systemu. W przeglądzie bierze udział kierownictwo firmy, a jego celem jest stwierdzenie czy system spełnia swoje przeznaczenie. Podczas przeglądu analizuje się dane ściśle określone w normie ISO 9001. Wnioski z przeglądu także muszą być udokumentowane.

Po przeprowadzeniu wszystkich opisanych powyżej działań system jest gotowy do certyfikacji ISO 9001.