W myśl wymagań normy ISO 9001:2015, jednym z najważniejszych obowiązków kierownictwa firmy jest przeprowadzenie przeglądu zarządzania. Przegląd zarządzania ma na celu analizę sytuacji firmy, wdrożonego w niej systemu zarządzania jakością oraz zmian, które wpłynęły na firmę od czasu poprzedniego przeglądu. Norma ISO 9001 nie określa jak często powinien odbywać się przegląd.  W praktyce większość przedsiębiorstw dokonuje go raz w roku. Często przegląd zgodny z ISO 9001 odbywa się podczas spotkań wewnętrznych, podczas których oprócz omówienia kwestii wymaganych przez normę, podsumowuje się także osiągnięcia firmy w kończącym się roku oraz jej wynik ekonomiczny.

Jak przeprowadzić przegląd zarządznia?

Za przygotowanie przeglądu zarządzania najczęściej odpowiada Pełnomocnik ds. systemu zarządzania. Jeśli nie jest on powołany w organizacji, to funkcja przygotowania przeglądu powinna być przypisana do wybranej, innej funkcji, natomiast sama jego realizacja pozostaje w rękach zarządu. W ramach przygotowania do przeglądu należy zebrać informacje o funkcjonowaniu firmy. Norma ISO 9001:2015 dość konkretnie określa, które dane powinny być wykorzystane podczas przeglądu. Należą do nich:

  • Status działań podjętych w następstwie poprzednich przeglądów zarządzania,
  • Zmiany czynników wewnętrznych i zewnętrznych wpływających na firmę,
  • Informacji o funkcjonowaniu i skuteczności systemu zarządzania, w tym trendach w zakresie
    • Zadowolenia klienta oraz informacji zwrotnych od stron zainteresowanych,
    • Stopnia realizacji celów jakościowych,
    • Efektów funkcjonowania procesów i zgodności wyrobów i usług,
    • Niezgodności i działania korygujące,
    • Wyniki monitorowania i pomiarów,
    • Wyniki audytów,
    • Działalność dostawców zewnętrznych,
  • Adekwatności zasobów,
  • Skuteczności działań podjętych w związku ze stwierdzonymi ryzykami i szansami,
  • Możliwości ciągłego doskonalenia.

Z zakresu tych danych łatwo można wywnioskować, żę obejmują one wszystkie kluczowe obszary działania firmy oraz, że informacje o nich mogą być w posiadaniu różnych pracowników. W dobrze przygotowany przegląd są zaangażowani kierownicy wszystkich obszarów działalności firmy. Rolą Pełnomocnika ds. ISO będzie wtedy tylko zaplanowanie terminu oraz uzgodnienie, który kierownik przygotuje każdą z informacji do przeglądu.

Raport z przeglądu zarządzania ISO 9001

Wyniki przeglądu powinny być dokumentowane, Najczęściej praktykowaną formą jest raport, w którym omówione są wszystkie dane wejściowe wymienione powyżej. Raport zakończony jest wnioskami doskonalącymi oraz konkretnymi celami i działaniami planowanymi do realizacji na kolejny okres czasu. Raport jest podpisywany przez właściciela bądź zarząd, a wnioski z przeglądu są przedstawiane pracownikom.

Porównując zakres danych do przeglądu zarządzania miedzy normą ISO 9001:2015, a ISO 9001:2009 można zauważyć trzy nowe obszary do analizy. Pierwszym z nich są zmiany w wewnętrznych i zewnętrznych czynnikach wpływających na firmę. Punkt ten odnosi się oczywiście do kontekstu działalności firmy. Omawiając ten temat podczas przeglądu zarządzania można poruszyć zarówno zmiany w przepisach prawnych dotyczących firmy, jak również zmiany w wymaganiach klientów i tendencje rozwojowe w sektorze gospodarki, do którego należy firma. Zewnętrznymi czynnikami istotnymi dla firmy mogą być także zmiany w najbliższym jej sąsiedztwie, np. wybudowanie nowego biurowca obok firmy może stworzyć problem z miejscami parkingowymi dla klientów i dostawców firmy. Nie należy zapomnieć o zmianach wewnętrznych. Istotna zmiana poziomu zatrudnienia w firmie, zmiany personalne na stanowiskach kierowniczych, modernizacja parku maszynowego lub zmiana siedziby – to wszystko ma wpływ na pracę firmy, a więc może być przedmiotem przeglądu.

Drugim nowym elementem przeglądu według normy ISO 9001:2015 jest skuteczność działań w odniesieniu do ryzyk i szans. Punkt ten jest kontynuacją wymagań zawartych w rozdziale 6.1. normy, w którym mowa o ryzykach i szansach. Organizacja powinna umieć ocenić, czy podjęte przez nią środki są wystarczające do skutecznego minimalizacji zidentyfikowanego ryzyka i wykorzystywanie zauważonych szans. Dlatego ważne jest aby na etapie zarządzania ryzykiem określić działania konkretnie i w sposób łatwy do zweryfikowania.

Trzecim elementem, który wcześniej nie był obecny w przeglądzie zarządzania w normie ISO 9001:2015 jest działalność zewnętrznych dostawców. Umieszczenie tego punktu podkreśla wagę współpracy i dobrych relacji z dostawcami w prowadzeniu biznesu. Omówienie tego tematu może wychodzić poza ocenę dostawców. Może ono nawiązywać do analizy struktury dostawców oraz ich istotności dla firmy. Oczywiście nie dla każdej firmy współpraca z dostawcami będzie równie ważna . Tam gdzie nie kupuje się surowców, a firma wykonuje usługi własnym personelem, tam działania dostawców mogą być tylko dodatkowym, pobocznym aspektem przy przeglądzie zarządzania.

 

Najważniejsze informacje o przeglądzie zarządzania ISO 9001

Przegląd zarządzania jest jednym z najważniejszych wymagań normy ISO 9001. Za jego przeprowadzenie odpowiedzialny jest zarząd organizacji. Przegląd jest dokonywany zwykle raz w roku, a wnioski płynące z niego muszą być zapisane i zakomunikowane pracownikom. Zakres informacji omawianych podczas przeglądu określa norma ISO 9001.