Uzyskanie certyfikatu ISO 9001, choć jest zwieńczeniem dzieła wdrożenia systemu zarządzania, to jednak nie kończy pracy nad nim. Tak naprawdę jest to dopiero początek. Firma, która zdobyła certyfikat ISO 9001 otrzymała go na trzy lata, lecz w kontrakcie z jednostką certyfikującą znajdzie obowiązek poddawania się corocznym audytom nadzoru. Audyty mają na celu wykazanie, że firma nadal przestrzega postanowień normy ISO 9001 i nadal ma prawo legitymować się certyfikatem ISO. Gdyby po audycie certyfikującym i uzyskaniu certyfikatu zostawić w spokoju cały system, nie zaglądać do jego dokumentacji, nie przejmować się jego wymaganiami wówczas jest duże prawdopodobieństwo, że straci się certyfikat podczas pierwszego audytu nadzoru.

Utrzymanie systemu zarządzania jakością

Chcąc utrzymać certyfikat ISO 9001 trzeba utrzymać w firmie wdrożony system zarządzania jakością. Oznacza to, nadal trzeba spełniać wszystkie wymagania normy ISO 9001, nadal prowadzić zapisy i należy nadal przestrzegać zasad, które ustalono podczas wdrożenia SZJ. Jednym z obowiązków, o których trzeba pamiętać jest konieczność wykonywania okresowych audytów wewnętrznych. Pierwszy audyt wewnętrzny odbywa się jeszcze przed certyfikacją. Często jest on wykonywany przez konsultanta, który wdrażał system zarządzania. Potem firma sama musi ustalić, kiedy odbędzie się kolejny audyt wewnętrzny. Norma ISO 9001, podobnie jak inne normy dotyczące systemów zarządzania, nie narzuca, jak często wykonywać audyty. A ponieważ dla wielu firm audyt wewnętrzny to przykry obowiązek, czasem rodzi się pytanie, jak długo można go odwlekać. Odpowiedź brzmi: tak długo, jak jest to rozsądne, biorąc pod uwagę skuteczność systemu zarządzania.

Najczęściej audyt wykonuje się raz w roku. Teoretycznie można go zaplanować rzadziej i będzie to zgodne z normą ISO 9001. Zdarzają się sytuację, szczególnie w dużych organizacjach o złożonej strukturze i rozbudowanym profilu działalności, kiedy audyt wewnętrzny w niektórych obszarach wykonywany jest raz na dwa lata lub nawet rzadziej. Na przykład w firmie wielooddziałowej audyt w konkretnym oddziale może odbywać się z częstotliwością raz na trzy lata, a oddziały podlegające audytowi zmieniają się w sposób rotacyjny. Będzie to zgodne z normą ISO 9001 i z zasadami doboru próbki audytowej. Dopełnieniem zgodności będzie objęcie harmonogramem audytów wystarczająco długiego okresu, aby zmieściły się w nim audyty wszystkich obszarów firmy. Natomiast ryzykowne będzie wykonywanie audytu wewnętrznego rzadziej niż raz w roku, jeśli firma jest niewielka i prowadzi nieskomplikowaną działalność. Takie unikanie audytu ISO 9001 może prowadzić do otrzymania spostrzeżenia podczas audytu nadzoru lub nawet do niezgodności.

Czy warto robić audyt ISO 9001?

Ponadto układając harmonogram audytów i planując ich częstość należy pamiętać, że audytor z jednostki certyfikującej i tak odwiedzi firmę co roku, więc czy nie warto wykorzystać audytu wewnętrznego jako „bezpiecznej” formy sprawdzenia się przed audytem nadzoru z jednostki certyfikującej? Wykonując porządnie audyt wewnętrzny firma ma możliwość przygotowania się do wizyty audytora certyfikującego, poznania słabszych stron swojego systemu zarządzenia oraz daje sobie szansę na ich poprawę. Bardzo często niezgodności stwierdzane na audytach można poprawić w łatwy i bezkosztowy sposób.

Wykonanie audytu wewnętrznego jest jednym z elementów sprawdzanych obowiązkowo na każdym audycie z jednostki certyfikującej. Świadczy, obok innych dowodów, o należytym utrzymaniu systemu zarządzania jakością. Chcąc wykonywać audyty wewnętrzne rzadziej niż co rok warto mieć dobry powód i zastanowić się czy czas poświęcony na audyt nie przyniesie więcej korzyści niż utrudnień.

 

Zdjęcie: Obraz autorstwa mindandi na Freepik

 

Masz pytania do artykułu?

Zapraszamy do kontaktu!

  


 Artykuł ten jest własnością intelektualną CONSILUM. Może być rozpowszechniany bezpłatnie wszystkim osobom i podmiotom zainteresowanym problematyką systemów zarządzania ISO, jednakże wyłączając cel komercyjny i bez dokonywania jakichkolwiek zmian w tekście. Wszelkie inne rozpowszechnianie wymaga pisemnej zgody autora. Dozwolone jest cytowanie fragmentów materiału z podaniem źródła.