System zarządzania środowiskowego lub po prostu system środowiskowy jest jednym z najpopularniejszych systemów zarządzania na świecie. Nie ma w tym nic dziwnego zważywszy na coraz większą świadomość ekologiczną społeczeństwa i coraz większą wagę, jaką firmy przykładają do ochrony środowiska i zrównoważonego rozwoju. Trendy proekologiczne kształtowane przez duże korporacje są przenoszone w formie ich wymagań na firmy dostawców, którzy – chcąc czy nie – muszą oswoić się z nowymi wymaganiami środowiskowymi.

System zarządzania środowiskowego

System zarządzania środowiskowego to zbiór zasad, którymi kieruje się firma, aby w miarę swoich możliwości chronić środowisko naturalne. Zasady te zostały zapisane w normie ISO 14001:2015 r. wydanej przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną (ISO), a zaimplementowanej w Polsce przez Polski Komitet Normalizacyjny (PKN). Potwierdzeniem, że firma bądź inna organizacja stosuje zasady środowiskowe jest certyfikaty ISO 14001. W praktyce, uzyskanie certyfikatu jest często warunkiem koniecznym, aby klienci chcieli współpracować z firmą.

Jak uzyskać certyfikat środowiskowy?

Droga do uzyskania certyfikatu środowiskowego może być szybka i tania lub długa i droga – wszystko zależy od bieżącej sytuacji firmy, która stara się o niego. Aby otrzymać certyfikat ISO 14001 trzeba wykonać dwa zadania:

  • Wdrożyć wymagania ISO 14001, czyli zastosować w codziennym życiu firmy wszystkie wymagania podane w standardzie ISO 14001 oraz umieć udowodnić, że się je zastosowało!
  • Zgłosić firmę do certyfikacji do dowolnej, akredytowanej jednostki certyfikującej, poddać się audytowi z tej jednostki i ukończyć go pozytywnie.

 

Jeśli w trakcie audytu z jednostki certyfikującej nie zostaną stwierdzone żadne niezgodności z wymaganiami normy lub jeśli firma usunie stwierdzone niezgodności w określonym przez jednostkę certyfikującą czasie wówczas jednostka wydaje certyfikat ISO 14001.

No dobrze, ale skoro trzeba wykonać tylko dwie rzecz, aby uzyskać certyfikat środowiskowy to gdzie jest haczyk?

Wdrożenie systemu środowiskowego ISO 14001 2015

Wdrożenie systemu zarządzania środowiskowego to zastosowanie w praktyce wymagań normy ISO 14001. Mówiąc ogólnie należy:

  • Zidentyfikować aspekty środowiskowe i dokonać ich klasyfikacji na znaczące i nieznaczące
  • Zidentyfikować wymagania prawne i inne dotyczące środowiska, które odnoszą się do organizacji
  • Opracować i zastosować zasady postępowania z aspektami znaczącymi, aby jak najmniej szkodziły środowisku oraz aby firma pozostawała w zgodności z przepisami prawnymi i innymi. Zasady postępowania są opisywane w procedurach i instrukcjach systemu środowiskowego.

 

Oprócz powyższych norma określa jeszcze wiele innych wymagań dotyczących polityki środowiskowej, celów, ryzyk i szans, przywództwa i zarządzania personelem, a także awarii środowiskowych, audytów i innych typowo „isowskich” wymagań. Jednak meritum normy jest w tym aby znać swoje aspekty środowiskowe i wiedzieć, jak nimi zarządzać.

Koszty wdrożenia systemu środowiskowego

Choć wymagań normy jest wiele to w praktyce nie są one trudne do zastosowania. Najtrudniejszą i najbardziej kosztochłonną częścią procesu wdrożenia ISO 14001 może być dostosowanie firmy do obowiązujących wymagań prawnych w zakresie środowiska. Prawodawstwo polskie jest bogate w ustawy, rozporządzenia i inne dokumenty wskazujące co firma musi, co może a czego nie powinna robić względem środowiska. W dalszym ciągu wiele firm, szczególnie małych, nie ma świadomości jak obszerne są ich obowiązki i co im grozi za ich niespełnienie. A podczas wdrożenia systemu należy dokonać gruntownej rewizji przepisów i oceny zgodności z nimi, gdyż ta kwestia jest sprawdzana podczas audytu z jednostki certyfikującej i niespełnienie przepisów może być powodem odmowy wydania certyfikatu ISO.

Przykłady środowiskowych wymagań prawnych, które większość firmy powinna spełniać:

  • Składanie do końca marca każdego roku sprawozdania za korzystanie ze środowisko za rok ubiegły. Sprawozdanie składa się do Marszałka województwa, w którym działa firma. Na konto Urzędu Marszałkowskiego należy także wnieść odpowiednią, wyliczoną w sprawozdaniu opłatę, jeśli wpływ firmy na środowisko był określonej wielkości.
  • Zarejestrowanie firmy w bazie Krajowego Ośrodka Bilansowania i Zarządzania Emisjami (w skrócie KOBIZE), jeśli firma posiada źródła emisji do powietrza, którymi mogą być np. samochody, kominy itp. Dane zawarte w KOBIZE należy aktualizować do końca lutego każdego roku, w oparciu o dane z poprzedniego roku.
  • Prowadzenie dokumentacji dotyczącej gospodarki odpadami – Kart Przekazania Odpadów, Kart Ewidencji Odpadów, a także sprawozdawczość w zakresie ilości i rodzajów wytwarzanych odpadów. Ponadto firmy wytwarzające powyżej 1 tony (Mg) odpadów niebezpiecznych muszą posiadać decyzję administracyjną (pozwolenie) na wytwarzanie odpadów oraz dokonać rejestracji w Bazie Danych o Odpadach (BDO).
  • Każda firma, która sprzedaje na rynek produkty w opakowaniach powinna rozliczać je odpowiednimi sprawozdaniami dotyczącymi gospodarki opakowaniami i odpadami opakowaniowymi. Podobne zasady dotyczą obrotu częściami elektrycznymi i elektronicznymi.

 

To tylko niektóre, najważniejsze wymagania środowiskowe. Aby poznać wszystkie przepisy dotyczące swojej firmy można korzystać z bezpłatnego portalu www.isap.sejm.gov.pl lub zdać się na firmy świadczące usługi wsparcia w spełnianiu przepisów.

Dostosowanie firmy do wymagań środowiskowych bywa nie tylko kosztowne, ale i długotrwałe. Jeśli firma, która powinna posiadać pozwolenie na wytwarzanie odpadów nie posiada go to musi uzbroić się w kilkumiesięczne oczekiwanie urozmaicone po drodze koniecznością uzyskania innych dokumentów (np. operatu przeciwpożarowego).

Trudności przy wdrożeniu systemu środowiskowego

Wdrożenie systemu środowiskowego bywa trudne także z powodu podejścia pracowników do zagadnień ochrony środowiska. Jeśli dotychczas w firmie nie działały żadne reguły środowiskowe, np. postępowania z odpadami, to wdrożenie zasad segregacji lub porządku w miejscach pracy może spotkać się z dużym oporem pracowników. Trzeba w tym miejscu zaznaczyć, że przykład idzie z góry, a więc podejście Kierownictwa i nacisk, a wręcz presja płynąca ze strony Zarządu na przestrzeganie ochrony środowiska bywa najskuteczniejszym motywatorem.

Certyfikacja ISO 14001

Po skutecznym ukończeniu wdrożenia systemu zarządzania środowiskowego, gdy firma ma już za sobą pierwszy audyt wewnętrzny oraz dokonała przeglądu zarządzania, wówczas może zgłosić się do certyfikacji. Certyfikacją systemu środowiskowego zajmują się tzw. jednostki certyfikujące. Lista jednostek jest długa i można ją znaleźć na stronie www.pca.gov.pl. PCA, czyli Polskie Centrum Certyfikacji jest organizacją, która nadzoruje działanie jednostek certyfikujących na terenie Polski i wydaje im „uprawnienia” do certyfikacji, czyli akredytację. Jednostka certyfikująca, która nie posiada akredytacji PCA, ani akredytacji żadnej z zagranicznych organizacji akredytujących, nie jest traktowana jako wiarygodna, a więc jej certyfikat jest bezwartościowy.

Jednostki certyfikujące różnią się między sobą prestiżem, ceną certyfikacji, wielkością, lecz certyfikacja w każdej z nich będzie przebiegała według tego samego schematu:

  • Zgłoszenie się firmy do jednostki certyfikującej, podpisanie umowy na certyfikację. Umowa obejmuje okres 3 lat, gdyż na taki czas wydawany jest certyfikat ISO 14001. Bardzo często jednostka wymaga opłaty certyfikacyjnej zanim przeprowadzi audyt.
  • Wyznaczenie przez jednostkę certyfikującą audytora lub audytorów, którzy będą prowadzili w firmie audyt. Audytor kontaktuje się z firmą i ustala szczegóły organizacyjne oraz prosi o przesłanie dokumentacji systemu, tj. procedur i niektórych formularzy, aby mógł zapoznać się z nimi przed audytem.
  • Faza wstępna lub inaczej pierwsza faza audytu. To ocena przez audytora dokumentacji systemu zarządzania środowiskowego. Odbywa się podczas wizyty w firmie starającej się o certyfikację lub jeśli firma jest niewielka, może odbywać się zdalnie. Z tej fazy powstaje raport z ewentualnymi uwagami, jednak nie są to niezgodności. Faza wstępna jest po to, aby określić czy firma jest przygotowana do fazy właściwej – wizyty audytowej.
  • Wizyta audytowa – faza właściwa. Zawsze związana jest z wizytą audytora lub zespołu audytującego w firmie. Wizyta trwa jeden lub kilka dni, a jeśli firma posiada oddziały wówczas wizytą objęte są także niektóre z nich. Podczas audytu audytorzy chodzą po firmie, rozmawiają z pracownikami i przeglądają dokumentację. Na podstawie tego co widzą i co otrzymają oceniają czy firma spełnia wymagania normy ISO 14001. Jeśli zauważą niezgodności informują o nich od razu. Z wizyty audytowej powstaje raport, w którym są wyszczególnione wszystkie sprawdzone obszary, a także wszystkie niezgodności i uwagi zauważone przez audytorów.
  • Kolejny etap zależy od wyniku wizyty audytowej. Jeśli audytorzy stwierdzili niezgodności wówczas firma musi usunąć je w określonym przez audytorów czasie i przesłać im dowody (dokumentację) na usunięcie niezgodności. Czasem weryfikacja działań korygujących odbywa się podczas dodatkowej wizyty audytorów.
  • Jeśli w wyniku wizyty audytowej nie zostały stwierdzone niezgodności wówczas audytorzy przedstawiają raport z audytu do zatwierdzenia do jednostki certyfikującej. Jednostka po pozytywnym zaopiniowaniu wystawia i przesyła firmie certyfikat.

 

Utrzymanie certyfikatu ISO 14001

Certyfikat ISO 14001 jest wydawany na 3 lata, jednak aby przez cały ten czas był utrzymany, audytorzy z jednostki przyjeżdżają do firmy co roku i dokonują audytu nadzoru. Audyt nadzoru wygląda bardzo podobnie do audytu certyfikującego. Różni go tylko cena (jest tańszy), czas trwania (jest krótszy) i efekt (nie ma wydania nowego certyfikatu). Jeśli w trakcie audytu nadzoru audytorzy stwierdziliby niezgodności, a firma nie dokonała działań korygujących wówczas wydany wcześniej certyfikat może zostać zawieszony lub nawet odebrany.