W funkcjonowanie każdego systemu zarządzania opartego na cyklu Deminga (PDCA) wpisany jest etap analizy dotychczasowych osiągnięć i podejmowania decyzji o dalszych działaniach.

W systemie zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy wg normy ISO 45001 takim punktem jest przegląd zarządzania. Organizacja jest zobowiązana do jego przeprowadzania w określonych wewnętrznie odstępach czasu. Z reguły przegląd odbywa się raz w roku. Uczestniczą w nim osoby zarządzające firmą oraz Pełnomocnik ds. ISO, jeśli taki został powołany w organizacji.

Jak wykonać przegląd zarządzania?

Przegląd zarządzania najczęściej ma formę spotkania kierownictwa, podczas którego omawiane są istotne dla firmy sprawy. Pełnomocnik ds. ISO lub osoba zajmująca się utrzymaniem w firmie systemu zarządzania planują termin przeprowadzenia przeglądu, zawiadamiają o nim wszystkich uczestników oraz gromadzą dane, które będą omawiane podczas przeglądu zarządzania. Norma ISO 45001 wskazuje, jakie dane wejściowe powinny być brane pod uwagę podczas przeglądu. Z przeglądu zarządzania należy sporządzić protokół, w którym zawarte będą informacje co zostało przeanalizowane oraz jakie wnioski płyną z tej analizy. Często podczas przeglądu zarządzania ustala się cele BHP na kolejny okres czasu. Protokół z przeglądu powinien być podpisany przez Prezesa Zarządu lub jego odpowiednika (w zależności od formy prowadzonej działalności gospodarczej).

Protokół z przeglądu zarządzania

W protokole lub raporcie z przeglądu zarządzania powinny znaleźć się odniesienia do informacji wymienionych w standardzie ISO 45001:

  1. Status działań z poprzednich przeglądów zarządzania
  2. Zmiany czynników wewnętrznych i zewnętrznych, istotnych dla systemu zarządzania BHP, w tym:

- potrzeb i oczekiwań stron zainteresowanych,

- wymagań prawnych i innych wymagań,

- ryzyk i szans.

  1. Stopień w jakim zrealizowano politykę BHP i cele BHP
  2. Informacje o efektach działalności w zakresie BHP, w tym trendach dotyczących:

- incydentów, niezgodności, działań korygujących i ciągłego doskonalenia

- wyników monitorowania i pomiarów

- wyników oceny zgodności z wymaganiami prawnymi i innymi

- wyników audytów

- konsultacji i współudziału pracowników

- szans i ryzyk

  1. Adekwatność zasobów do utrzymania skutecznego systemu zarządzania BHP
  2. Odpowiednia komunikacja ze stronami zainteresowanymi
  3. Szanse ciągłego doskonalenia

Jak można zauważyć ISO 45001 odnosi się do każdego obszaru działania systemu zarządzania – planów działania (cele BHP), kontekstu organizacji (kontakty ze stronami zainteresowanymi oraz współudział pracowników, a także zmiany w prawie), danych z monitorowania (audyty wewnętrzne, pomiary BHP) i oceny zgodności, a także informacji o niezgodnościach, wypadkach (incydentach) oraz podjętych dotychczas działaniach korygujących. Warto zwrócić uwagę, na to, że norma ISO 45001 wspomina o trendach w zakresie wyników audytów, monitorowania, ryzyk i szans itd. Oznacza to, że w przeglądzie powinno znaleźć się odniesienie nie tylko do bieżących wyników systemu, ale także porównanie ich z danymi archiwalnymi. Dzięki temu ukazane zostanie czy system zarządzania BHP osiąga coraz lepszą skuteczność w zapewnieniu bezpieczeństwa. Przedstawienia w raporcie wymienionych danych można dokonać w dowolny sposób – posługując się tabelami, wykresami lub opisem tekstowym.

Informacje wynikające z przeglądu zarządzania powinny wskazywać obszary do doskonalenia w systemie zarządzania BHP. Norma sama podaje, że danymi płynącymi z przeglądu zarządzania powinny być informacje dotyczące:

- przydatności, adekwatności i skuteczności systemu BHP w osiąganiu zamierzonych wyników,

- szans ciągłego doskonalenia,

- potrzeb w zakresie zmian w systemie BHP,

- potrzebnych zasobów,

- niezbędnych działań,

- szans na poprawę integracji systemu BHP z innymi procesami biznesowymi,

- następstw dla strategicznego kierunku organizacji.

Protokół z przeglądu zarządzania jest jednym z najważniejszych dokumentów świadczących o utrzymaniu w firmie systemu zarządzania BHP. Uczestnictwo Zarządu w przeglądzie oraz podpisanie przez Prezesa Zarządu protokołu z przeglądu nadają ustaleniom z przeglądu rangę obowiązujących decyzji, zatem ich wprowadzenie w życie nie powinno nastręczać problemów. Protokół z przeglądu jest także przedmiotem wnikliwej analizy podczas audytów z jednostki certyfikującej, dlatego warto wykonać go porządnie i nie pominąć żadnego ze wskazanych przez normę obszarów analizy.

 

Masz pytania do artykułu?

Zapraszamy do kontaktu!

 

Inne artykuły z serii WYMAGANIA ISO 45001:

 

 Artykuł ten jest własnością intelektualną CONSILUM. Może być rozpowszechniany bezpłatnie wszystkim osobom i podmiotom zainteresowanym problematyką systemów zarządzania ISO, jednakże wyłączając cel komercyjny i bez dokonywania jakichkolwiek zmian w tekście. Wszelkie inne rozpowszechnianie wymaga pisemnej zgody autora. Dozwolone jest cytowanie fragmentów materiału z podaniem źródła.