Dokumentacja jest ważną częścią każdego systemu zarządzania, również systemu zarządzania BHP.

Norma ISO 45001 poświęca osobny rozdział wymaganiom w zakresie tworzenia, utrzymywania i przechowywania dokumentacji systemu BHP.

Co powinno być w dokumentacji systemu BHP?

Norma ISO 45001 podchodzi bardzo otwarcie do zakresu dokumentacji, jaki powinien być utrzymywany w firmie w związku z posiadaniem systemu zarządzania BHP. W rozdziale 7.5 znajduje się wymaganie, iż powinna ona zawierać:

  • udokumentowane informacje wymagane przez normę ISO 45001 oraz
  • inne dokumenty, które organizacja uzna za potrzebne dla zapewnienia skuteczności działania systemu zarządzania BHP.

O ile pierwszy punkt można łatwo określić robiąc listę dokumentów wymaganych przez normę, o tyle w drugim przypadku sprawa robi się bardziej skomplikowana. W zależności od rodzaju przedsiębiorstwa, jego wielkości, zakresu działania, a także podejścia do zarządzania BHP, dana organizacja będzie potrzebowała więcej lub mniej dokumentów. Za ich pomocą będzie w stanie nadzorować właściwe działanie systemu, a także udowodni je podczas audytów bądź kontroli zewnętrznych.

Dokumentacja wg ISO 45001 przykłady

Aby dowiedzieć się, jakie dokumenty są wymagane bezpośrednio przez normę ISO 45001 należy prześledzić każdy rozdział w poszukiwaniu wymagań dokumentacyjnych. Listę takich dokumentów można również znaleźć w artykule – Przykłady dokumentacji ISO 45001. Wśród dokumentów niezbędnych z punktu widzenia normy SZBHP znajdują się m.in.: ocena ryzyka wraz z potwierdzeniem zapoznania z nią pracowników, cele systemu BHP, polityka BHP, dokumentacja powypadkowa i dotycząca incydentów, wyniki audytów wewnętrznych oraz raport z przeglądu zarządzania. Jak widać na podstawie tej małej próbki, część dokumentów systemu BHP jest także bezpośrednio wymagana przez przepisy prawne i zgodnie z nimi należy ją przygotowywać (np. dokumentacja powypadkowa).

Pamiętajmy, że norma ISO 45001 wymaga zachowania zgodności z przepisami prawnymi BHP, a więc jeśli przepisy narzucają organizacji obowiązki dokumentacyjne, wówczas należy je wykonywać. Przykładem dokumentu, którego przygotowanie jest obowiązkiem szkół i innych placówek oświatowych jest Protokół kontroli stanu BHP (podstawa prawna: § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie BHP w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach). Podobne wymaganie w zakresie analizy i oceny stanu BHP dotyczy także przedsiębiorstw posiadających służbę BHP (podstawa prawna: rozporządzenie w sprawie służby BHP).

Dokumentacja BHP może być wymagana także przez strony zainteresowane, np. przez klientów. Zdarza się, że podwykonawca chcąc wykonywać zlecenie na terenie będącym własnością klienta musi spełnić dodatkowe wymagania BHP, np. w zakresie szkoleń pracowników. W takich sytuacjach przechowywanie dokumentacji potwierdzającej realizację szkoleń będzie obowiązkiem organizacji.

Procedury BHP wg ISO 45001

Co ciekawe norma ISO 45001 praktycznie nie wymaga tworzenia żadnych procedur wewnętrznych. Opracowanie ich będzie obowiązkowe tylko wtedy, jeśli organizacja sama określi, że są jej potrzebne. Mimo to, powszechną praktyką jest opracowywanie osobnej procedury do każdego lub do większości punktów normy ISO 45001. Zatem w organizacji posiadającej wdrożony system zarządzania BHP znajdziemy prawdopodobnie procedurę oceny ryzyka BHP, procedurę zarządzania kadrami, procedurę audytów wewnętrznych lub procedurę wdrażania działań korygujących. Forma i treść procedur może być dowolna, o ile jest zgodna z zapisami normy dotyczącymi poszczególnych tematów. Warto przemyśleć, czy organizacja potrzebuje bardzo szczegółowych procedur, gdyż im więcej detali będzie w nich zawarte tym będą obszerniejsze, a to z kolei zniechęci pracowników do ich czytania. Często zdarza się, że organizacje tworzą procedury w formie diagramów lub nawet obrazków, dzięki czemu poprawiają ich czytelność i ułatwiają przekaz.

Procedury systemu BHP mogą być uzupełniane przez szereg instrukcji roboczych BHP. Przykładem może być ogólna procedura nadzorowania warunków BHP (ustanowiona na podstawie rozdz. 8.1 normy ISO 45001), która będzie uzupełniana przez instrukcje bezpiecznej pracy dotyczące poszczególnych rodzajów prac w zakładzie (np. instrukcja BHP przy pracy z komputerem, instrukcja BHP prac na wysokości, instrukcja BHP przy ręcznych pracach transportowych itp.)

Jakie zapisy są wymagane w SZBHP?

Zapisy to szczególna kategoria udokumentowanych informacji. Zapisami będą wszelkie wypełnione formularze, druki, raporty oraz inne, uzupełniane w trakcie pracy dokumenty, będące jednocześnie dowodami wykonywania tej pracy. Norma ISO 45001 wymaga wielu różnych zapisów, m.in. dowodów kompetencji pracowników (np. certyfikaty ze szkoleń), protokołów z ćwiczeń z reagowania na awarie oraz wyników dokonanej oceny zgodności z wymaganiami prawnymi.

Dobrą praktyką jest tworzenie list, rejestrów i wykazów, które pomagają uporządkować temat i poprawić jego nadzorowane, np. rejestr z terminami kolejnych szkoleń okresowych BHP pracowników. Nie są to obowiązkowe dokumenty lecz ich opracowanie pozwoli pamiętać o ważnych sprawach i ustrzeże przez niezamierzonymi brakami.

Zasady nadzoru nad dokumentacją BHP w SZBHP

Norma ISO 45001 nie precyzuje, jak mają wyglądać dokumenty BHP. Organizacja ma dowolność w zakresie ich opracowania. Korzystając z tej możliwości należy przyjąć najwygodniejszą dla siebie formę dokumentacji. W jednej organizacji lepiej sprawdzi się dokumentacja w formie elektroniczne, w innej – w formie papierowej. Procedury i instrukcje mogą być przedstawione w postaci opisowej lub poprzez diagramy działań. Wszystko zależy od tego, kto będzie korzystał z dokumentacji i w jakim zakresie. Dla pracowników stojących przy linii produkcyjnej najwygodniejsze mogą okazać się dokumenty w krótkiej, diagramowej formie powieszonej na tablicach informacyjnych przy ich stanowiskach pracy. Natomiast dla pracownika biurowego, mającego stale dostęp do komputera nie ma sensu drukować procedur, gdyż w każdej chwili może je znaleźć na serwerze firmowym.

Ważnymi wymaganiami normy w zakresie nadzorowania dokumentacji będą natomiast obowiązki zapewnienia:

  • identyfikacji dokumentów – np. poprzez nazwę, numer dokumentu,
  • przeglądu i zatwierdzania przed wydaniem – oznacza to, że dokument obowiązujący pracowników powinien być przed przekazaniem go zaakceptowany przez osobę zarządzającą, zwykle robi to Pełnomocnik ds. SZBHP lub Prezes Zarządu,
  • dostępności dokumentacji dla pracowników – w zakresie, w jakim jest ona im potrzebna – oraz zachowania jej czytelności, która jest szczególnie istotna w dokumentach uzupełnianych odręcznie,
  • ochrony dokumentacji przez niepowołanym wykorzystaniem i zmianami – w tym wymaganiu zawiera się zarówno obowiązek ochrony dokumentacji z danymi osobowymi (np. dokumentacji powypadkowej), jak też obowiązek ochrony wdrożonych procedur przed nieuprawnionymi zmianami.

 

Należy określić także zasady usuwania nieaktualnej dokumentacji, aby zapobiec jej stosowaniu.

Nie jest określone kto ma tworzyć dokumentację systemu zarządzania BHP, lecz praktyka pokazuje, że najlepiej jeśli robią to kompetentne merytorycznie osoby. Natomiast przegląd dokumentacji przed jej wprowadzeniem do użytku powinien być wykonany między innymi przez przedstawiciela pracowników (jeśli został powołany w organizacji), a także przez Pełnomocnika ds. BHP, który sprawdzi jej zgodność z zapisami normy i zapewni jej integralność z systemem zarządzania BHP.

 

Masz pytania do artykułu?

Zapraszamy do kontaktu!

 

Inne artykuły z serii WYMAGANIA ISO 45001:

 

 Artykuł ten jest własnością intelektualną CONSILUM. Może być rozpowszechniany bezpłatnie wszystkim osobom i podmiotom zainteresowanym problematyką systemów zarządzania ISO, jednakże wyłączając cel komercyjny i bez dokonywania jakichkolwiek zmian w tekście. Wszelkie inne rozpowszechnianie wymaga pisemnej zgody autora. Dozwolone jest cytowanie fragmentów materiału z podaniem źródła.